Lựa chọn máy hủy tài liệu nào phù hợp cho doanh nghiệp của bạn?
Việc bảo mật tài liệu, tránh không để lộ những thông tin quan trọng như công thức, bí quyết, các loại giấy tờ thuế là hết sức cần thiết. Nếu không may rơi vào tay những đối thủ hay những kẻ xấu thì sẽ gây thiệt hại lớn cho doanh nghiệp. Do vậy, nhu cầu sử dụng máy hủy tài liệu của các tổ chức,công ty, các doanh nghiệp ngày càng cao. Do đó, bài viết sau đây sẽ hướng dẫn cho bạn lựa chọn mya hủy tài liệu phù hợp với từng doanh nghiệp
Máy hủy tài liệu được cấu tạo như một chiếc thùng để đựng giấy vụn, ở phía trên có các lưỡi dao được sắp xếp với nhau để cắt vụn giấy tờ, tài liệu , thậm chí hiện nay còn có loại còn cắt được đĩa CD, USB thành dạng sợi và vụn.
Trên thị trường hiện nay có 2 loại máy hủy tài liệu: hủy vụn và hủy sợi. Máy hủy thành sợi cắt tài liệu thành những sợi giấy nhỏ, dài, loại hủy này vẫn có thể ghép được với nhau nếu cố gắng. Còn máy hủy vụn thì đảm bảo bảo mật cao hơn so với máy hủy sợi bằng việc hủy tài liệu thành những mẩu giấy vụn, loại hủy này không thể ghép lại được với nhau.
Kiểu hủy vụn trong máy hủy SIlicon
Làm thế nào để chọn được máy hủy tài liệu phù hợp với từng công ty, doanh nghiệp
Đầu tiên, bạn nên xác định mục đích của mình, bạn muốn hủy loại tài liệu gì? Giấy tờ, tài liệu, đĩa CD hay USB? Từ đó, bạn sẽ xác định được dòng máy hủy tài liệu mà mình muốn mua, phù hợp với nhu cầu của mình.
Bên cạnh đó, bạn cũng nên xác định rõ ràng những tài liệu mà bạn cần hủy, xem có bắt buộc phải hủy hay không? Nếu bạn cần hủy các thông tin quan trọng như công thức, bí quyết, các giấy tờ thuế, tài liệu về tài khoản ngân hàng, tài liệu về các bí mật,… thì bạn nên chọn những dòng máy hủy tài liệu kiểu vụn, bởi vì loại máy hủy tài liệu này sẽ cắt tài liệu của bạn theo cả chiều ngang và chiều dọc, không thể ghép lại hoàn chỉnh được..
Còn nếu như bạn sử dụng Máy hủy tài liệu để hủy các dữ liệu bình thường, không cần phải bảo mật 100% thì có thể dùng máy hủy sợi. Loại hủy này, nếu người ăn cắp cố tình ghép lại vẫn có được một số thông tin từ tài liệu của bạn.
Tiếp theo bạn cần chú ý đến diện tích văn phòng của công ty bạn. Nếu quy mô công ty của bạn bình thường hoặc nhỏ thì bạn nên sử dụng những dòng máy hủy tài liệu có kích thước nhỏ, thiết kế gọn gàng để không mất nhiều diện tích. Ngoài ra, bạn cũng nên sử dụng những loại máy hủy tài liệu có công suất bình thường phù hợp với nhu cầu. Thông thường một chiếc máy hủy tài liệu có khả năng hủy được tối đa 4 tờ giấy trong 1 lần cắt.
Trên đây là những thông tin về máy hủy tài liệu cũng như hướng dẫn lựa chọn máy hủy tài liệu phù hợp với những công ty vừa và nhỏ . Với những kiến thức bổ ích đó, mong rằng bạn và quý công ty có thể lựa chọn được một chiếc máy hủy tài liệu tốt và phù hợp nhất để phục vụ cho nhu cầu hủy tài liệu của mình.
